Workflows y Estandard de Procedimiento Operativos
Los procesos de flujo de trabajo son la base para establecer estándares de los procedimientos operativos en el almacén y MRO. El proceso de flujo de trabajo cuenta con seis partes. La primera es hacer de manera gráfica el flujo de trabajo actual. En el diagrama todos los pasos son descritos y enumerados. Esto proporciona una imagen visible del flujo de un proceso de trabajo centrado en una parte particular del proceso. La segunda parte es definir las responsabilidades, soporte e información (RASI) actuales. Esto asigna una función RASI a cada paso. El tercero es detallar cada paso del proceso. Esto incluye las transacciones que se requieren para ingresar al sistema, formularios utilizados y una descripción detallada de lo que sucede en el proceso. La cuarta parte es publicar el proceso de trabajo actual en un lugar destacado y que el equipo busque formas de mejorar el proceso.
El equipo marca el diagrama y luego se establece una reunión para discutir los cambios propuestos. Una vez que el equipo está de acuerdo, se desarrolla un proceso de flujo de trabajo objetivo. El quinto paso es asignar el RASI al proceso mejorado. La parte final del proceso de flujo de trabajo es detallar cómo los nuevos pasos son definidos para incluir transacciones, formularios y técnicas. Los resultados son una mejora en el flujo de trabajo. Los pasos para pasar del proceso actual al proceso objetivo es un plan de proyecto. La gerencia debe comprometerse con las mejoras y el plan en el futuro. Los siguientes son los flujos del proceso de trabajo que se discutirán.
REQUISICIÓN
Una requisición de material se le define como una solicitud de materiales o servicio. El solicitante define la necesidad o requerimiento. Después se lleva a una persona que se encargará de aprobarlo o rechazarlo. Una vez que es aprobado, se envía a un comprador autorizado.
Incluso, el precio aproximado o las expectativas exactas de precios pueden estar en la solicitud. También se ingresa el centro de costos y/o la orden de trabajo que se utilizará, el motivo de la solicitud el departamento y/o la función donde se utilizará y la justificación de costos (opcional). Las solicitudes pueden ser manuales, de correo electrónico, telefónicas o verbales; pero la práctica es iniciar la solicitud en el sistema informático para registrarla, reenviarla al aprobador apropiado y colocarla en el área de bloqueo de solicitudes pendientes una vez aprobada para el comprador. Las solicitudes de mantenimiento deben tener una referencia de orden de trabajo para ayudar una vez que se apruebe la solicitud. El aprobador probablemente tendrá una limitación en dinero que afectará la aprobación del nivel de autoridad. A esto se le conoce como límite de umbral.
La razón para establecer un límite de umbral son las siguientes:
- Las solicitudes internas se presentan con la autoridad monetaria adecuada.
- Mantiene el control sobre los gastos y minimiza los riesgos
- Previene fraudes internos y prácticas poco éticas.
- Establece niveles de autoridad para aprobar una requisa.
Contabilidad y finanzas son responsables de determinar los límites de umbral. Ellos establecen y mantienen los niveles de autoridad y límites sobre compras de materiales directos e indirectos, suministros operativos, piezas de mantenimiento, equipos nuevos, restauración de equipos antiguos, reparaciones y servicios. Adicionalmente, contabilidad y finanzas son responsables de lo siguiente:
- Establece limites de autoridad con una cantidad de específica de dinero y realiza revisiones periódicas de los niveles
- Establece criterios para los niveles de autoridad por función
- Asegura que los umbrales se conviertan en parte esencial de los procedimientos operativos estándar.
Contabilidad y finanzas son actores clave en el proceso de solicitud. Un flujo de trabajo de solicitud genérica se muestra en la siguiente figura. Su empresa puede tener un flujo de trabajo más detallado que este.
