Tips para Compradores de MRO
FLUJO DE TRABAJO DE COMPRAS DEL COMPRADOR MRO
El comprador de MRO recibe las solicitudes de CMSS u otros medios. El comprador revisa las solicitudes, y si el proveedor se encuentra en la lista de proveedores aprobados y el precio por cada pieza ya ha sido calificado en pedidos de compras anteriores, el comprador se pondrá en contacto con el proveedor para saber si hay disponibilidad en las piezas o equipo, y de ser así iniciará con una orden de compras. En esta etapa, no hay necesidad de negociar un precio, por lo tanto, el único enfoque es en el tiempo y fecha y de entrega. Si el número de piezas no está disponible, el comprador iniciará una búsqueda por la pieza/equipo.
Una vez que el comprador encuentre un proveedor en el mercado se inicia una solicitud de cotización. El comprador debe determinar si el licitante se encuentra en la lista de aprobados, de no ser así, los proveedores deberán calificar antes de que puedan aceptar sus cotizaciones. Los proveedores no emitirán ninguna orden de compra al menos que estén en la lista de los aprobados. Incluso puede ser necesario realizar una conferencia previa a la licitación para que asista un proveedor potencial y obtener toda la información de primera mano. Esto es utilizado para peticiones complicadas y con mayor frecuencia durante una interrupción, o cambio.
Si se necesitan negociaciones, el comprador y su equipo que puede incluir mantenimiento, operaciones, (MRO) control de calidad, búsqueda y desarrollo, y otros que tengan intereses- seleccionan el top dos o tres de proveedores para iniciar una negociación de contrato de compras. Las áreas discutidas, usualmente incluyen precio, calidad, entrega, servicio, especificaciones del producto, capacidad de almacenamiento del producto, plazo de entrega requerido, enlaces de comunicación incluyendo ASN y capacidades EDI, y el tiempo necesario para producir la pieza y cumplir con las fechas de vencimiento.
Los proveedores puede ser que pregunten por información de créditos, referencias, afiliaciones comerciales. En otras palabras, la compañía quiere preservar la diligencia debida cuando se discute el negocio potencial del proveedor. El profesionalismo es de suma importancia cuando inician las negociaciones.
CLASIFICACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LOS PROVEEDORES
La selección del proveedor correcto inicia con una clasificación y evaluación objetiva. Esto se realiza evaluando al proveedor en sus instalaciones. El proveedor está calificado objetivamente en las categorías que se encuentran en la tabla:
Existen tres tipos de órdenes de compra.
- El primero es una orden de compras individual. Estos tipos de órdenes son emitidos específicamente cuando son necesarios. Ellos no continúan en las próximas compras del mismo artículo.
- El segundo es una orden general. Esto es emitido para una cantidad específica en dinero, o una cantidad específica de un cierto artículo. La orden de compra general es cerrada cuando alcanza la cantidad de piezas o cantidad de dinero a menos que se modifique. Para ambos tipos de órdenes se cuenta con una fecha de vencimiento.
- La tercera es una orden de compra permanente, no tiene fecha de vencimiento, se deja abierta por un periodo de tiempo no especificado. El último tipo de órdenes de compras es un contrato escrito y puede ser un acuerdo de precio para varias partes durante un período específico. La orden de compra o contrato pueden ser las mismas para todas las compras de un proveedor. Las piezas que no están en el contrato escrito, necesitan una orden de compra por separado, eso funciona bien cuando una compañía tiene varias piezas para comprar a un proveedor. Las ventajas de un contrato escrito es un acuerdo de precio establecido con un proveedor aprobado sobre varios artículos de catálogo que lleva el proveedor. Estos artículos se pueden liberar fuera de turno a medida que llegan las emergencias y el comprador puede seguir las compras en el sistema al día siguiente. De nuevo, una persona autorizada sería asignada a este deber durante los turnos. Otra ventaja de un contrato escrito es el método de centro comercial, en donde un número de proveedores con distintos productos pueden ser insertados en un centro comercial virtual. Esto beneficia a la planta al tener acuerdos de precios para una serie de productos que se pueden liberar a la planta.
