¿Cómo Reducir los Gastos de Suministros de Mantenimiento?
Basándonos en la información de Nora Isnin para SIPM, sabemos que los suministros de mantenimiento, reparación y operación (MRO) pueden representar una parte sustancial de las compras, por lo que es importante realizar un esfuerzo para reducir el costo y mejorar la rentabilidad. A continuación, te presentamos siete estrategias que puedes implementar para reducir los costos de los suministros de MRO.
ANALIZAR EL GASTO
El realizar un análisis de los gastos que tiene la organización permitirá saber qué se compra, cuánto se paga por ello y quién es el que obtiene la mayor parte del dinero, y aunque es un análisis que conlleva mucho tiempo es esencial para poder llevar al éxito la iniciativa y poder tener la información necesaria para tomar decisiones. Cuando se lleva acabo el análisis se deben incluir datos como: el nombre del fabricante, número de piezas que se tiene del fabricante, cantidad del paquete y un uso anual estimado, así como también daos acerca de las ubicaciones de entrega, sustitutos aceptables y precios unitarios históricos.
ELEGIR EL MODELO DE SUMINISTRO DE MRO ADECUADO
El seleccionar un modelo de MRO tiene uno de los mayores impactos en el gasto futuro, así que es importante considerar todos los modelos y elegir el más adecuado. Existen tres modelos de suministro para MRO los cuales son: el modelo especialista, el modelo integrador y el modelo híbrido. El modelo especialista implica una elección de distribuidores que sean especialistas en cada subcategoría con las que se cuenta. En el modelo integrador se subcontrata todos los gastos a un distribuidor principal, quien será el encargado de autoservicio de la demanda. Mientras que el modelo híbrido implica consolidar la mayoría de las categorías con distribuidores que sean generales, pero al mismo tiempo se utilizan distribuidores especializados para categorías técnicas.
TRANSPARENCIA DE PRECIOS EN TODOS LOS SKU
Uno de los desafíos más comunes que se puede presentar dentro de la categoría de MRO es el poder administrar los precios para toda la cantidad de SKU que se compran cada año, además, también hay un gran porcentaje de SKU que se compran nuevos cada año. Para poder llevar a cabo este desafío, primero se debe identificar los principales SKU, que son aquellos que representan al menos el 70% de los gastos y que son compras recurrentes, y una vez obtenidos se pueden pedir a los proveedores que ofrezcan descuentos y precios especiales. Asimismo, también es importante considerar no sólo los precios sino también, recibir incentivos por el volumen de proveedores y que de esta manera se obtengan beneficios del aumento del gasto anual.
CAMBIAR LAS ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO
El agregar el gasto en varios sitios, puede ayudar a impulsar la estandarización y consolidación de la base de suministros actuales. Para esto es necesario extraer el gasto que reside fuera de las adquisiciones y que inevitablemente puede involucrar conflictos, puesto que los sitios locales donde se han estado comprando individualmente pueden tener relaciones a largo plazo que ofrecen precios favorables. Al momento en el que se agrupa el negocio se da participación a los proveedores locales y ayuda a minimizar las tensiones y a generar un mejor apoyo para el cambio de estrategia.
Los suministros de MRO se pueden dividir en una jerarquía de categorías, y de esta manera, en lugar de implementar un proveedor separado para cada categoría, se puede aprovechar varios distribuidores industriales que cuentan con la capacidad de suministrar en múltiples categorías de productos a través de sus centros de distribución locales, ayudando también a tener menores costos de envíos y contar con envíos más frecuentes.
De no poder contar con un solo proveedor, la siguiente opción es pasar al menor número de proveedores mientras se pueda mantener la cobertura de piezas y se pueda cumplir con los estándares de calidad y entrega.
CUMPLIMIENTO ESTRICTO DEL CONTRATO
En la mayoría de los casos, los cambios que se dan en el área administrativa como la facturación, reducción de proveedores etc., tienen un mayor impacto en el costo total. Al momento en que se optimizan los procesos, se puede generar hasta un 5% adicional en resultados finales. Cuando se implementan nuevos contratos, puede resultar un tanto complicado debido a la cantidad de datos que se tienen que organizar, sin embargo, una solución puede ser el contar con un software que permita la transferencia automática de datos y de esta manera impulsar el cumplimiento de los contratos negociados por el comprador y los proveedores que se seleccionaron.
EVALUACION DE UNA ASOCIACIÓN DE SUBCONTRATACIÓN
En años anteriores, la subcontratación se consideraba como una forma de reducir los costos mediante la reducción del personal, sin embargo, hoy en día las empresas empiezan a evaluar los beneficios de la subcontratación de la gestión de gastos para categorías como MRO, ya que se obtiene un mejor rendimiento del proceso y niveles de inventarios reducidos.
Al evaluar una empresa de gestión de gastos que realiza subcontratación, se deben examinar herramientas y sistemas que se utilizarán para impulsar las mejoras durante el proceso.
SUPERAR LAS BARRERAS DE IMPLEMENTACIÓN
Sin importar la estrategia de MRO que se elija, se presentarán desafío durante la implementación, y la forma más eficaz para poder superar los desafíos y la resistencia por parte de los empleados es crear un equipo multifuncional de las partes interesadas, para de esta manera representar las necesidades de cada grupo que se puede ver afectado por la estrategia.
La parte más dificil al momento de implementar una nueva estrategia de MRO es convencer a las personas de que hagan un cambio en lo que están realizando, porque para ellos lo actual ya está funcionando.
A nadie le gusta empezar desde un principio, sin embargo, los cambios que valen la pena no son fáciles. Los desafíos para diseñar e implementar un enfoque estratégico para la categoría de MRO son importantes, pero al invertir tiempo y los recursos para superarlos, la empresa se verá beneficiada con mejores procesos, ahorros y un mejor conocimiento de la categoría.