Tips para Preparar el Almacén para Temporadas Altas
1. Comunicación y coodinación con todas las áreas de la empresa
Se debe asegurar que el departamento de ventas y marketing tenga completa visibilidad al centro de distribución. Todo puesto relevante debe tener voz y autoridad para poder expresar problemas de posible aislamiento de datos que puede generar pronósticos desalineados y dichos pronósticos que se dan del inventario se deben reflejar en las estrategias que desarrollen el área de ventas y marketing para la temporada alta de navidad.
Es posible que la compañía invierta en una investigación de mercados, sin embargo, es muy probable que no se den cuenta que las tendencias actuales (como las de redes sociales) podrían generar espacios vacíos en los almacenes para el Q4 del año.
2. Tener un pronóstico (con conceso)
En cuanto a la gestión de la cadena de suministro, se aconseja que se utilicen datos de años pasados para informar y pronosticar los preparativos para la temporada alta, además, estos datos nos ayudarán a predecir de manera confiable cuándo es que se llegará al punto máximo y qué tan lejos se podrá llegar, si se hace una investigación profunda en los datos pasados, también ayudarán a anticipar otros tipos de cambios en cuanto a las operaciones del almacén, como, por ejemplo:
- ¿Cambia el perfil de los pedidos durante el Q4 2020? Es muy probable que deba prepararse para tener una disminución en el número promedio de las piezas por pedido. Si se anticipa el cambio en los perfiles de los pedidos se puede lograr ajustar los niveles del personal, reducir tiempos de entregas y consolidar los envíos en menos camiones.
- Búsqueda de ciclos de pedidos estacionales: la velocidad va a variar entre elementos. Algunos productos como suministros de oficinas y equipos comerciales pueden tener un ciclo de pedido más largo durante estas temporadas, mientras que, la velocidad de los regalos populares acelerará de forma dramática. Entender cómo el ciclo de orden cambia en el inventario, ayudará a establecer puntos de pedidos apropiados antes de la temporada de navidad.
- Examina los problemas del año anterior: Es importante analizar y comprender las causas fundamentales de los retrasos, se debe buscar signos comunes de ineficiencia.
- Horas extras no planeadas: ¿El nivel del personal del año anterior fue insuficiente?
- Escasez en Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO). Durante la producción ¿se quedó sin materiales de embalaje, o se averió alguna pieza que era clave en algún momento crítico?
- Problemas con subcontrataciones: ¿Esperas contratar algún tercero y crees que etá
3. Estar abiertos a la flexibilidad
Si se cuenta con un enfoque dinámico en cuanto a la asignación de espacios, esto puede ayudar a que el centro de distribución se mantenga ágil a medida que la demanda va presentando un aumento. No se cuenta con un conocimiento acerca de cual será el regalo de esta temporada, sin embargo, si se cuenta con una distribución dinámica se podrá manejar el aumento inesperado y ayudará a mantenerse al día con las tendencias de pedidos a medida que van surgiendo. Planea para las excepciones: es importante considerar contar con un área para manejar las excepciones, como los pedidos que no se puedan completar, los paquetes que se exceden en volumen y peso, etc.
4. Acomodar con la mentalidad del "picking" futuro
Antes de que inicie la temporada alta, puede parecer como si el almacén tuviera un nuevo inventario debido a la llegada de existencias intermedias y a finales del otoño puede parecer tentador el encontrar un espacio para guardar todo, dejando las preocupaciones sobre recoger en el segundo plano. Sin embargo, eso es todo lo contrario a lo que debes hacer, ya que se recomienda centrarse en la demanda esperada al considerar qué tan accesible se es al SKU.
El desafío real es almacenar los productos de baja velocidad y tener a la mano y listos los productos de alta velocidad. De esperar que la velocidad de un artículo se acelere durante la temporada alta, entonces, se debe contar con un plan para mantener bien surtido dicha pieza.
5. Pensar en nuevos lugares, zonas y procesos
El tener un posicionamiento estratégico ayudará a tener un flujo fluido de los artículos desde los estantes hasta el punto de envío, se recomienda diseñar zona donde se permita la “paralelización” de pedidos, con el fin de maximizar la proporción de los pedidos que se pueden cumplir. Cuando se diseña una zona se debe tener estos tres objetivos generales:
- Minimizar las rutas: los artículos que normalmente se ordenan juntos, en el almacén se deben encontrar uno cerca del otro. La organización de las zonas en el almacén debe basarse en los patrones de los datos de los pedidos anteriores, así como también, debe basarse en el diseño de las compras en línea, ya que, si en la página web hay un algoritmo que sugiere artículos emparejados, entonces, dichos artículos deben agruparse dentro de la misma zona.
- Reducir la congestión: las zonas deben diseñarse de manera que los recolectores y los camiones se muevan en la misma dirección por los pasillos estrechos.
- Optimizar las transportaciones: cada zona del almacén debe estar atendida por su propia línea de transportación que lleve las cajas al punto de envío y si se distribuyen grupos de artículos populares en diferentes zonas, entonces no se abrumará la capacidad del transportador.
