Conteos Cíclicos de Inventario Físico
Realidad: En nuestros días de operaciones, experimentamos inexactitudes del inventario
Nuestros operadores no siempre reportan sobre la chatarra.
Nuestro técnico de mantenimiento no informa sobre el exceso de existencias ni los devuelve al almacén.
Las piezas pueden ser acumuladas o colocadas en escritorios, cajones, carritos u otras áreas de almacenamiento.
Las piezas pueden ser removidas del almacén durante fuera de turnos y no ser registrado.
Puede haber números de piezas duplicados almacenados en diferentes ubicaciones, con solo una de las ubicaciones informadas en el sistema.
Puede haber stock mezclado en los contenedores que son contados como si fueran el mismo número de pieza.
Algunas piezas pueden permanecer sin marcar y sin identificar, y por lo tanto no se colocan en el sistema de inventario.
Otras discrepancias son causadas por prácticas de recepción deficientes, como asignar números de pieza incorrectos a los materiales entrantes, ingresar cantidades incorrectas en el sistema, cantidades de paquetes inexactas, discrepancias ocultas por no recibir todas las piezas en una paleta o contenedor, y áreas de espera para calidad, reempaquetado, pintura, reparación, mantenimiento, etc., sin tener en cuenta las fechas o en envejecimiento de los materiales. Todo lo anterior afecta nuestras cantidades de inventario, nuestra valoración de inventario y nuestra precisión de inventario.
Adicionalmente, cuando cargamos con mucho inventario en nuestros libros, incurrimos en costos de mantenimiento excesivos. Los costos de transporte incluyen depreciación, impuestos, seguros, gastos de manejo de materiales, manejo de materiales, costos de envío, etc.
Estos suelen oscilar entre el 20% y el 35% del valor de nuestro inventario. Los costos de mantenimiento reducen las ganancias, aumentan los gastos de inventario e impactan y aumentan la valoración del inventario. Los costos de transporte son los más difíciles de reducir cuando se reduce el inventario porque las cifras de valoración del inventario no disminuyen tan rápidamente.
El inventario es la base para la planeación, programación y satisfacer las necesidades de mantenimiento y producción. Cuando te quedas sin stock, provoca una interrupción con tiempo de inactividad del equipo, planificación ineficaz, tiempo de espera excesivo para los trabajadores y tiempo de inactividad de producción excesivo y costoso. Además, cuando tiene un inventario inexacto los trabajos se programan demasiado tarde o demasiado temprano, lo que aumenta los costos y, en la última instancia reduce las ganancias. Provoca un aumento de los costos de las horas extraordinarias y hace que los planificadores realicen controles físicos del inventario antes de que comience la programación. Como resultado, los planificadores, gerentes, supervisores, empleados de almacén no confían en el inventario del sistema. Requiere replanificación constante y luego más replanificación. Los horarios nunca parecen completarse.
Dos Métodos que se Utilizan para Contar el Inventario
El primero es el inventario físico y el segundo es el recuento del ciclo diario. El inventario físico se realiza anualmente y es un inventario de pared a pared de todas las piezas. Se solicita a trabajadores temporales, trabajadores por contrato, asociados de otros departamentos o plantas, contabilidad, personal de oficina y supervisores para ayudar a hacer los recuentos y auditar los recuentos. El personal de entrada de datos que no está familiarizado con las piezas o el inventario introduce los datos. Las investigaciones pueden ser realizadas por personal con poca experiencia en el área o por quienes toman decisiones sobre el ajuste del inventario. Las horas de corte para la recepción se realizan el día anterior al inicio del inventario y no se realiza ningún movimiento de material durante el inventario físico o, si se hace, se controla mediante contabilidad. Pueden estar presentes auditores externos para garantizar que el recuento se realice de la manera más eficaz posible.
Las VENTAJAS de realizar un inventario físico anual son:
- Es un esfuerzo concentrado
- Usualmente involucra a un auditor externo para participar y supervisar los conteos.
- El inventario se ajusta una vez que se completa el recuento.
- Las investigaciones pueden continuar por un periodo de tiempo determinado
Algunas DESVENTAJAS de realizar el inventario físico anual son:
- Le quita tiempo a la producción y al trabajo.
- Usualmente incurre en gastos de horas extras
- Incurre en gastos de viaje del auditor y gastos del proyecto.
- Es posible que los resultados finales no se conozcan durante un período de tiempo.
- Las discrepancias para la administración se muestran en variaciones en dinero, no en variaciones por pieza.
- Es posible que las investigaciones no descubran el error.
El recuento cíclico se define como el recuento diario de piezas. Por lo general, las partes se dividen en un período de un año para determinar la cantidad de partes que se contarán diariamente según la clasificación ABC. Las piezas “A” se cuentan cada uno o dos meses, las piezas “B” se cuentan cada seis meses y las piezas “C” cada año.
Las VENTAJAS de realizar un recuento cíclico son:
- Se selecciona una cantidad de piezas por contar cada día
- Las investigaciones se completan diariamente
- Los gráficos diarios muestran visiblemente la precisión del inventario para la administración y los asociados. El objetivo es lograr una precisión de inventario del 95 por ciento y mayor. No puede mejorar el rendimiento a menos que se sepa dónde se encuentra
- Cuenta las partes más caras con mayor frecuencia.
Algunas DESVENTAJAS de realizar un recuento cíclico son:
- Tiempo para congelar la actividad diaria en el número de piezas contadas
- Tiempo necesario para contar
- Tiempo necesario para investigar.
- No se obtienen todos los números de piezas correctas que se deben verificar diariamente.
