"Back to Basics" El Ciclo de Compras
CICLO DE COMPRAS
Para los desconocidos las compras pueden parecer molestas e inquietantes. La adquisición no sólo es una idea o algo metodológico, tampoco es algo que se pueda realizar de la noche a la mañana; Es decir, las adquisiciones son un proceso dinámico.
En este blog hablaremos sobre puntos importantes sobre el ciclo de compras entre ellos:
ADQUISICIÓN
Los bienes se pueden adquirir por dos motivos por un lado porque son las necesidades de una compañía y las va a utilizar, y el segundo motivo por el que se adquieren es para garantizar cierta propiedad intelectual, si bien, esta última no brinda a la empresa un recurso directo que pueda utilizar en su día a día, pero se convierte en un activo que en un futuro se podrá monetizar.
Como ya se mencionó anteriormente las compras no son algo que se puedan realizar en una sentada, ya que hay todo un procedimiento detrás y al momento de agilizar este proceso de compras de recursos que son necesarios, el ciclo generalmente presenta un marco cíclico general.
ENTENDIMIENTO DEL CICLO DE COMPRAS
Aunque no existe un ciclo de compras como tal, las empresas presentan principios importantes en sus ciclos que ayudan a sentar las bases de un modo eficaz. Cada vez que se utiliza un ciclo se debe contar con la capacidad de adaptarse a todos los obstáculos que se puedan presentar. Aunque se cuenta con varias facetas que intervienen al momento de las compras, el “cómo” se compra puede variar según sea el caso.
PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
El primer paso es identificar cuál es el problema que se presenta, que piezas y herramientas faltan, o que servicios son necesarios que se realicen y que harán que la organización busque obtenerlos de manera externa. Es conveniente realizar una revisión inicial solo para estar seguros de que la pieza o aquello que se necesita no exista en la empresa. De llegarse a confirmar este problema con la revisión, hay muchas consideraciones que se deben hacer antes de poder llegar a la fase de adquirirlo.
Por ejemplo, se debe iniciar haciendo estas preguntas que ayudarán a la organización a estar conscientes sobre lo qué están comprando y cómo lo harán:
DEFINICIÓN DE LOS REQUISITOS
En este segundo paso del ciclo, el cliente, el experto técnico y el usuario final trabajan en conjunto para elaborar un documento en el que se mostrará qué es lo que se necesita y por qué. Muchos expertos mencionan que esta fase es una de las más importantes en el ciclo de compras; Pero no siempre colaboran los tres en conjunto.
En otras palabras, en este paso, el resultado es el documento en el que se dirá qué comprar, dicho documento se envía en la solicitud a los proveedores. De estar mal redactado dicho documento, el resultado será propuestas y soluciones por parte del proveedor que no abordan el problema central o lo que se necesita, y esto también trae consigo una gran pérdida de tiempo y esfuerzo y un resultado que no agrega valor para la organización.
LICITACIÓN
Este tercer paso, también es llamado solicitación. Antes de llegar a esta etapa, el equipo de adquisiciones ya ha reunido el documento de requisitos en una licitación, en dicho documento se incluye los términos y condiciones, instrucciones y cronogramas de entrega para todos aquellos que quieran proponer una oferta.
Durante esta etapa los contratistas revisarán, analizarán y responderán a la licitación de la organización con una propuesta o bien, si es el caso, una cotización. Licitar, requiere de una medición de la eficiencia de costos y tiempo y que mismo tiempo se asegure que las necesidades se satisfagan dentro de las políticas y procedimientos de la organización.
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
Una vez que se encuentran opciones razonables se inicia con el proceso de evaluación y selección. Este paso es muy parecido al escenario de la búsqueda de un empleo, en donde una compañía que busca un nuevo empleado comienza con la búsqueda de posibles candidatos. Se cuenta con una descripción del trabajo y todos aquellos que están interesados se postulan con su CV tratando de demostrar y justificar su contratación.
La solicitud contiene todos los criterios que todos aquellos que quieran presentar una oferta deberán respetar y adaptarse para ser considerados para la adjudicación. En la mayoría de los casos, la licitación cuenta con el método de evaluación para que todos puedan comprender qué es lo más importante para la organización, además, se incluyen instrucciones sobre cómo todos aquellos que se quieran postular deben estructurar su solución. De no incluir esta información haría que los encargados de las adquisiciones reciban cualquier tipo de propuestas, y esto haría más difícil la etapa de evaluación y selección.
ENTREGA DEL CONTRATO
Este paso sucede una vez que la organización ha revisado las propuestas que recibió y tomó una decisión sobre cual propuesta cumple mejor con los requisitos. Este paso es la culminación de los pasos previos en el ciclo, y la eficiencia y efectividad de este paso es también un resultado directo de la ejecución de las etapas previas que realizó el profesional de adquisiciones.
En algunas ocasiones, la organización necesita aclarar cierta información acerca de una propuesta, y en estos casos, el oferente seleccionado entablará negociaciones con la organización y de esta manera se podrán aclarar los detalles necesarios.
Una vez que esto se realiza, la organización se prepara para la fase final del ciclo.
GESTIÓN DE CONTRATOS
Después de que se contrata a un contratista, los encargados de las compras, son responsables de tener un plan para administrar el contrato y de esta manera garantizar que se cumplan con los entregables, que los artículos se entreguen a tiempo y los servicios se realicen por debajo del presupuesto con el que cuenta la organización
Si se cuenta con un contrato que está bien redactado, abordará la mayoría de los obstáculos o situaciones que puedan ocurrir durante el desempeño del servicio. Si en algún caso surge una circunstancia especial, es posible que se necesite modificar el contrato, que puede hacerse de forma unilateral que es a discreción total de la organización, o bien, de manera bilateral que es buscando un común acuerdo entre la organización y el contratista.
Mientras que un contrato mal redactado puede llegar más rápido a la fase de gestión del contrato, pero resultará con mayor potencial de fracaso. Es por eso, la importancia de que los encargados de compra consideren la fase de gestión mientras realizan sus funciones durante las fases de planificación y previas a la entrega.