Beneficios de la Gestión MRO (Ferretería)
Dabemos que el costo de producción va más allá del gasto directo en los materiales y componentes, ya que se cuenta con gastos indirectos que no se ven reflejados en los productos terminados, pero que nos permite su creación; este gasto se incluye en Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) y además se maneja de la misma manera y con la misma atención que con los gastos directos.
Si bien, estos gastos pueden llegar a representar desde un 15% hasta un 40% del presupuesto anual, las compras de MRO no siempre reciben el mismo tiempo y atención necesaria para poder lograr una reducción de costos y tener un inventario con mayor precisión. Una vez que se comprende y se implementan prácticas en lo que respecta a los gastos de MRO, se recupera el valor, se evitan gastos costosos y se logran procesos efectivos para el negocio.
¿POR QUÉ DEBES IMPLEMENTAR LAS PRÁCTICAS DE COMPRAS DE MRO?
La planificación de requisitos de materiales (MRP) frecuentemente se administran con precisión y de esta manera, garantizan que se cuenten con las materias primas esenciales, y que los productos terminados estén cuando se necesiten, dejando así poca atención para los suministros de MRO. Los elementos de MRO pueden estar o no estar vinculados en el software de compras del negocio, y de no estar se vuelven invisibles del gasto total.
Cuando se tapa esta parte en las estrategias de compras se pueden enfrentar problemas como los siguientes:
- Gasto invisible y descentralizado: al no contar con un software centralizado se pueden contar con proveedores duplicados en la misma categoría en diferentes ubicaciones, y así, se pierden economías de escalas, descuentos asociados, etc., además, se dificulta la evaluación de los proveedores
- Se desperdicia tiempo y talento: si no se cuenta con una forma para verificar el inventario, el equipo puede estar esperando herramientas o piezas que ya se encuentran disponibles en algún lugar, y, asimismo, en lugar de que apliquen sus talentos en el trabajo y fabricación, dedicarán tiempo a gestionar el inventario de MRO.
- Inventario perdido y redundante: los empleados que se encuentran en reparaciones y operaciones pueden llegar a aprovechar cuando no se cuenta con un control en el área y que a largo plazo ocasiona problemas con la seguridad y estabilidad en la administración de suministros.
- Tener más énfasis en reducir costos, en lugar de generar valor: muchos buscan reducir en suministros, lo cual, a la larga, trae problemas puesto que suelen irse con proveedores que no cumplen con todos los requisitos de control de calidad. La clave es tener prácticas de MRO centradas en el costo total de propiedad para lograr eficiencia y rentabilidad.
MEJORES PRÁCTICAS PARA LAS COMPRAS DE MRO
El cambio puede parecer todo un desafío, y más cuando se trabaja por cambiar la cultura de una empresa y sus políticas. Sin embargo, la cadena de suministro de MRO pueden mejorarse si se implementa alguna de las siguientes prácticas:
- Investigación, aprobación e integración de un software de compras: el software ayuda a darle seguimiento a la gestión y el control del inventario, además brinda información relevante que ayudará a facilitar las transacciones de MRO, evaluar a los proveedores y poco a poco reducir el presupuesto de las compras, pero al mismo tiempo ir construyendo valor.
- Identificación y seguimiento de los indicadores clave de rendimiento KPI: para poder medir y saber si las compras de MRO fueron buenas, se necesita tener puntos de referencias. KPI brinda información acerca de los beneficios de las iniciativas. Algunos KPI que se pueden considerar son:
- Presupuesto de compras
- Contribuciones al suministro del proveedor
- El número de los desabastecimientos.
- Gastos inconformistas
- Días de inventario disponible
- Pedidos urgentes contra los pedidos de reabastecimiento
- Desgaste por la obsolescencia.
- Centralización del inventario de MRO: es importante que además de contar con los artículos de MRO en un lugar centralizado, se le otorgue a cada una un número y de esta manera tener el stock catalogado y al momento de ingresarlos al software se facilite el seguimiento
- Optimización de las compras por medio del mantenimiento preventivo: una vez que se cuenta con el catálogo, se debe crear un cronograma en el que se vinculen los puntos de referencias y KPI, y de esta manera solicitar las cantidades adecuadas para seguir funcionando, pero sin contar con inventario innecesario, además, se podrá identificar patrones de compras.
- Aprovechamiento del inventario administrado por el proveedor VMI: contratar a terceros para que integren su software de compras es una forma de lograr una eficiencia y ahorros que si sean óptimos, ya que recortará sus transacciones, incluso algunos VMI pueden ofrecer almacenamiento de productos, y de esta manera el personal puede dedicar su tiempo a las tareas específicas que le corresponde.
- Capacitación de los empleados sobre la importancia del inventario de MRO: las prácticas sólo tienen resultados si se siguen de manera adecuada. Es por eso que es importante que los empleados sean capacitados por los encargados de MRO y se les explique todo sobre el software y los beneficios que se obtendrán, y así con todos en el mismo canal será más facil trabajar por la misma estrategia de compras
QUE LA GESTIÓN DE MRO SEA PARTE DE TU POLÍTICA.
Si se gestiona de manera correcta la cadena de suministro de MRO de la empresa, no sólo será una fuente de ahorro, sino que también, brindará valor para la organización. Llevar una estrategia de compras centralizada, e impulsada por KPI los empleados dedicarán menos tiempo al inventario y más tiempo a sus tareas específicas.