Plan de Continuidad en una Categoría de Compras
ELEMENTOS CRÍTICOS DE UN PLAN DE CONTINUIDAD DE CATEGORIA
Un plan de continuidad de categoría ayuda a identificar los riesgos y las interrupciones asociadas con una categoría, producto o servicio. Dicho plan debe ser claro y práctico, y hay seis elementos importantes a la hora de la creación:
COMPRENDER SU RIESGO INHERENTE
Es importante comenzar identificando qué productos o servicios pueden causar problemas si se enfrenta una escasez en el suministro. Se puede crear un proceso formal de identificación de riesgos contestando las siguientes preguntas:
- ¿Qué tan importantes son para las operaciones, desde mantener luces encendidas, hasta asegurarse de que su personal cuenta con todo lo necesario para tener éxito?
- ¿Con cuántas fuentes alternativas de suministros cuentan?
- ¿Hay productos sustitutos fácilmente disponibles que sean aceptables y fácil de implementar?
- ¿Cuánto tiempo tomaría si se cambia a un proveedor alternativo? ¿Dicho período de tiempo es aceptable? ¿Cuánto costaría?
El responder estas preguntas ayudará a decidir si es necesario o no complementar el plan de continuidad de categoría.
MAPEO DE LA CADENA DE SUMINISTROS
En este paso se identifica la fuente de cada material, procesos y actividades necesarias para llevar un producto a la fábrica, o lo que un proveedor de servicios debe tomar para brindar los servicios que se están adquiriendo. Además, nos ayuda a entender la complejidad de una cadena de suministro, y una vez que se haya trazado el mapa, se deben realizar pruebas planteando hipótesis del impacto de varios escenarios diferentes.
PLANEACIÓN DE DIFERENTES ESCENARIOS DE RIESGO
Es importante considerar el impacto de cada evento de riesgo financiero, comercial y de reputación, y además clasificar los puntos clave de falla que pueden requerir mitigación.
IDENTIFICAR PUNTOS DE FALLA
A través de herramientas como FMEA o análisis de modos y efectos de falla, se pueden identificar puntos específicos de falla. Las siguientes tres preguntas son importantes y se deben hacer para cada parte del mapa de la cadena de suministro:
- ¿Cuál es la gravedad de la cadena de suministro general?
- ¿Cuál es la probabilidad de que un evento de riesgo afecte a esa parte de la cadena?
- ¿Con qué facilidad se puede detectar un problema o evento de riesgo antes de que este ocurra?
FMEA proporciona un modelo de puntuación que ayuda a determinar cuantitativamente los puntos de falla que tendrá el mayor impacto.
DETERMINAR ESTRATEGIAS DE MITIGACIÓN
Algunas estrategias de mitigación de riesgo comunes son:
- Hacer frente a comprar. En el caso más extremos esto implica invertir o comprar directamente con el proveedor.
- Modificación del alcance.
- Suministro dual.
- Gestión del inventario.
- KPI contractuales que proporcionan un sistema de alerta temprana para problemas potenciales.
- Enfoque más fuerte en la asociación. Cuanto más sólida sea la relación, más cerca se estará de la parte superior de la lista desde la perspectiva de las comunicaciones y la mitigación de riesgos.
CONSTRUTA UN PLAN DE RESPUESTA
El último paso para el plan de continuidad de categoría es estar preparado para poder responder en un evento de riesgo. Existen tres tipos de eventos de riesgo que requieren una respuesta:
- Cambio de condiciones: esto puede ser tanto como un empeoramiento como una mejora en las condiciones de la cadena de suministro. Un cambio en las condiciones se basa en la aparición de nueva información y es dificil de detectar sin un seguimiento proactivo de los riesgos.
- Evento inminente: se basa en información nueva pero que es más fácil de detectar, como una tormenta pronosticada, próximas elecciones, etc. Un evento inminente significa que aún no se ha producido el evento de riesgo, pero si se pueden detectar, se pueden responder.
- Evento inesperado: es el tipo de evento que ocurre sin previo aviso y suelen requerir una respuesta inmediata, pero si se cuenta con un plan de continuidad de categoría, se sabrá exactamente qué hacer.
