Fortalece tus Compras MRO por Medio del Análisis de Datos "Data Analytics"
La gestión de las cadenas de suministro puede ser difícil para muchas organizaciones, ya sea por demasiada complejidad organizativa, muy poca transparencia en el gasto o una dependencia demasiado grande del instinto, que suele ser el resultado de datos aislados y procesos manuales. COVID-19 agregó estos desafíos, incluso cuando presentó un caso aún más sólido para el futuro impulsado por el análisis de datos que muchas empresas han tratado de lograr durante años.
La promesa: al utilizar mejor los datos propios de una empresa, el análisis de datos de compra MRO puede ayudar a las organizaciones a gastar de manera más inteligente y eficiente, mejorando su liquidez y costos.
Puede aumentar la transparencia y la velocidad, brindando a los responsables de la toma de decisiones información crucial para determinar cuándo, dónde y cómo actuar. Y al hacerlo, puede ayudar a las organizaciones a ser más fuertes.
Cuatro acciones de analítica en compras
Para lograr un progreso más rápido en el uso de análisis para optimizar las adquisiciones y, por lo tanto, volverse más resilientes en un momento de inmensas interrupciones y cambios tecnológicos, cuatro acciones son particularmente importantes.
1. Mire más allá del dato de gasto
Por razones comprensibles, las funciones de compras MRO (mantenimiento, reparación y operaciones) a menudo se centran casi exclusivamente en los datos de gastos. Pero esos datos dan solo una imagen parcial de lo que está sucediendo. Para generar conocimientos verdaderos y prácticos, es fundamental desarrollar una única fuente de verdad que incorpore todas las fuentes de datos relevantes, a lo largo de toda la cadena de suministro, y de todas las funciones relevantes, incluidas ventas, finanzas, desarrollo de productos, y operaciones.
Cuando estas fuentes no están vinculadas entre sí, los ejecutivos tienen dificultades para formarse una imagen completa y precisa de toda la situación de los datos.
Así mismo empresas pueden caer en el error de determinar que algunos gastos no son significativos, como por ejemplo, una manufacturera de acero cuyo gasto en material de ferretería no sea, en monto $, mayor. Lo que se pierde aquí es que este material de ferretería o equipo de protección personal puede parar por completo la operación si llega a faltar.
2. Adopte una visión completa
No son solo los datos los que deben reflejar tantas fuentes como sea posible. Con demasiada frecuencia, los departamentos individuales toman decisiones viendo solamente dentro de su departamento, basándose en sus propios presupuestos, KPIs y criterios específicos del departamento, lo que genera inconsistencias en el mejor de los casos y errores estratégicos en el peor.
Idealmente, el proceso de toma de decisiones en adquisiciones también debería incorporar múltiples perspectivas, de modo que la empresa comprenda todas las implicaciones en toda la cadena de valor. Para un ejemplo simple, piense en períodos de tiempo en los términos de pago. Las empresas a menudo imponen un período de tiempo estándar para los pagos que realizan a sus proveedores y otro, generalmente mucho más corto, para los pagos que reciben de sus clientes. Esa diferencia tiene implicaciones financieras y de relaciones a largo plazo para que los ejecutivos la identifiquen, cuantifiquen y analicen. Al adoptar una visión de extremo a extremo, las empresas pueden comprender mejor tanto el lado del comprador como el del proveedor y, potencialmente, negociar condiciones de pago que reflejen mejor el valor total en juego.
3. Cambiar la mentalidad organizacional sobre los datos de referencia
En algunas organizaciones, a los empleados les preocupa el uso de datos para mejorar el gasto en adquisiciones, y les preocupa que la aplicación de puntos de referencia y la cuantificación del desempeño exponga a las personas a consecuencias injustas. Ese tipo de resistencia puede socavar las iniciativas de análisis desde el principio. Para superar estas preocupaciones, los líderes pueden lanzar sólidas prácticas de gestión del cambio que ayuden a cambiar la mentalidad, para una cultura en la que los datos se ven como una herramienta poderosa para ayudar a las personas a lograr mejores resultados, en lugar de ejercicios de “nombrar y avergonzar”.
Las comunicaciones bien diseñadas refuerzan que la empresa desea generar información objetiva y puntos de referencia, arrojando luz sobre los mejores para que sus mejores prácticas puedan ser codificadas y compartidas. Las personas que utilizan estos conocimientos para realizar las mejoras más dramáticas en el desempeño pueden convertirse en agentes de cambio cuyas historias ayuden a inspirar al resto de la organización.
4. Agregue capacidades de automatización
Finalmente, las organizaciones de adquisiciones tienen grandes oportunidades para automatizar procesos y análisis. La necesidad de automatizar está creciendo en línea con el volumen y la complejidad de los datos de adquisiciones, que son cada vez más difíciles de analizar manualmente de una manera que conduce a conocimientos específicos y procesables.
Debido a que la automatización viene en diferentes tipos, que van desde suites analíticas completas hasta asistentes digitales, las empresas querrán probar opciones y adaptar el conjunto de soluciones adecuado a sus necesidades. Sin embargo, el factor común fundamental que subyace a la mayoría de las herramientas de automatización es su capacidad para liberar a los empleados de tareas y procesos repetitivos y rutinarios. Las soluciones más efectivas pueden identificar patrones de datos relevantes y desviaciones de lo esperado, explicar los resultados y su impacto e incluso sugerir medidas a tomar en respuesta. Lo mejor también puede ayudar en la visualización de datos, sintetizando inmensas cantidades de datos y brindando información a los tomadores de decisiones de una forma clara e intuitiva.
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